Microsoft myönsi virheen, joka poisti joidenkin voittoa tavoittelemattomien järjestöjen Microsoft 365 -tietoja ennen säilytysajan päättymistä, eikä niitä voida palauttaa. Tässä kerrotaan, mitä tapahtui ja miten voit suojata omat tietosi.
Syyskuun lopulla 2026 Microsoft vahvisti poistaneensa joidenkin voittoa tavoittelemattomien asiakkaiden Microsoft 365 tietoja ennen niiden säilytysajan päättymistä . Microsoftin mukaan tietoja ei voida palauttaa. Yhtiö kertoo myös, ettei se voi ilmoittaa kyseisille organisaatioille, mitä tietoja poistettiin tai poistettiinko mitään ylipäätään.
Hyväntekeväisyysjärjestöille, jotka luulivat ehtivänsä vielä viedä tiedostonsa, tämä on kova viesti. Se on myös opetus jokaiselle organisaatiolle, joka luottaa Microsoft 365:een (entinen Office 365) ainoana paikkana tietojensa säilytyksessä.
Vuosien ajan kelvolliset voittoa tavoittelemattomat järjestöt saattoivat hakea Microsoft 365 Business Premium apurahaa, joka kattoi jopa kymmenen ilmaista lisenssiä. Vuonna 2025 Microsoft ilmoitti, että apurahan uusiminen päättyisi 1. heinäkuuta samana vuonna. Organisaatioille tarjottiin jopa 300 ilmaista Business Basic lisenssiä tai alennettua hintaa maksullisista paketeista, kuten Business Premiumista.
Microsoft neuvoi kyseisiä organisaatioita siirtämään käyttäjänsä toiseen pakettiin ennen vanhan tilauksen päättymistä tai viemään talteen kaiken, minkä halusivat säilyttää. Periaatteessa tilausjakson päättymisen jälkeinen säilytysaika antoi niille turvamarginaalin.
lehdistön raporttien mukaan tämä turvamarginaali ei pitänyt kaikkien kohdalla. Kun vanhentuneet Business Premium tilaukset irtisanottiin, virhe aiheutti jäljellä olevan tiedon poistumisen ennenaikaisesti. Microsoft ilmoitti, että sen palautusyritykset olivat epäonnistuneet. Tiedottaja vahvisti, että "virhe johti jäljellä olevien tietojen, mikäli niitä oli, poistumiseen ennen säilytysajan päättymistä."
Microsoft ei ole kertonut, kuinka moneen organisaatioon tämä vaikutti, kuinka paljon ennenaikaisesti poistaminen tapahtui tai mikä sen aiheutti. Sen tarjous kyseisille voittoa tavoittelemattomille järjestöille on ilmainen "concierge" istunto, joka auttaa heitä perustamaan uuden Microsoft 365 ympäristön. Tämä auttaa uudelleen aloittamisessa, mutta ei tuo vanhoja tietoja takaisin.
Tätä on houkuttelevaa pitää yksittäisenä ongelmana, joka liittyy poistuneeseen apurahaan. Laajempi pointti koskee kuitenkin jokaista Microsoft 365 asiakasta: säilytysaika on käytäntö, ei takuu.
Microsoftin oma jaetun vastuun malli tekee selväksi, että Microsoft pitää palvelun käynnissä, ja asiakas vastaa tiedoistaan. Natiivitoiminnot, kuten roskakori, säilytyskäytännöt ja irtisanomisen jälkeiset armoajat, ovat hyödyllisiä. Ne kaikki sijaitsevat kuitenkin samalla alustalla, saman palveluntarjoajan alla ja ovat alttiina samoille virheille.
Jos alusta poistaa jotain virheellisesti, jokainen kyseisen alustan hallitsema kopio voi kadota sen mukana. Siksi selitämme usein Microsoft 365 varmuuskopioinnin ja natiivin säilytyksen eron: säilytys ei ole itsenäinen kopio.
Tässä tarinassa tietoja ei menetetty lunnasohjelman tai huolimattoman klikkauksen vuoksi. Ne menetetettiin hallinnollisen muutoksen aikana. Tämä on toistuva kaava, jonka näemme yhä uudelleen. Tiedot ovat suurimmassa vaarassa:
Paketin alennusten tai päivitysten yhteydessä. Esimerkiksi siirryttäessä Business Premiumista Business Basiciin tai Enterprise pakettien välillä. Apurahojen ja alennusten muutoksissa. Voittoa tavoittelemattomien, koulutus ja startup ohjelmia tarkistetaan tai poistetaan käytöstä. Vanhentuneiden tai maksamattomien uusintojen yhteydessä. Maksamaton lasku voi käynnistää tilauksen päättymisen. Fuusioiden, jakautumisten ja tenant siirtojen yhteydessä. Tiedot siirtyvät tenantien välillä ja vanhat tenantit suljetaan. Henkilöstön lähtiessä. Lisenssit poistetaan lähteviltä käyttäjiltä, samoin kuin heidän postilaatikkonsa ja OneDrive tiedostonsa.
| Tarkistettava asia | Miksi sillä on merkitystä | | | | | Varmista, että itsenäisellä varmuuskopiolla on tuore, täydellinen kopio | Et luota armoaikaan | | Listaa jokainen postilaatikko, OneDrive, SharePoint sivusto ja Teams, johon muutos vaikuttaa | Tiedät tarkalleen, mistä on kyse | | Merkitse vanhan tilauksen tarkka päättymispäivä | Armoajat alkavat laskea tästä | | Testaa muutaman esimerkkikohteen palautus | Tiedät, että varmuuskopio todella toimii | | Pidä varmuuskopiointi käynnissä muutoksen jälkeen | Suojaus jatkuu uudella paketilla |
Itsenäinen varmuuskopio pitää kopion Microsoft 365 tiedoistasi Microsoft tenanttisi ulkopuolella , erillisellä pääsyllä. Jos jokin menee vikaan Microsoft 365:ssä, olipa kyseessä virhe, vanhentunut lisenssi tai vaarantunut ylläpitäjätili, kopiosi pysyy ennallaan.
Loop Backup for Microsoft 365:n avulla saat:
4 varmuuskopiota päivässä Exchange Onlinesta, OneDrivesta, SharePointista ja Teamsista. Muuttumattomat, eristetyt kopiot , joita ei voi muuttaa tai poistaa Microsoft 365 tililtäsi. Rajoittamaton säilytysaika , joten säilytät tietoja niin kauan kuin haluat, etkä niin kauan kuin lisenssi on voimassa. Pistepalautus yksittäisestä sähköpostista, tiedostosta, kansiosta tai koko postilaatikosta. Valitsemasi datakeskusalue , mukaan lukien Iso Britannian datakeskukset.
Jos kyseisillä voittoa tavoittelemattomilla järjestöillä olisi ollut itsenäinen varmuuskopio, poistaminen olisi ollut pikemminkin haitta kuin pysyvä menetys. He olisivat voineet palauttaa tiedot uuteen tenanttiin ja jatkaa toimintaansa.
1. Selvitä, mitä Microsoft 365 pakettia käytät ja milloin se uusitaan tai päättyy. 2. Tarkista, onko sinulla mitään tietoja, jotka ovat olemassa vain Microsoft 365:ssä. Useimmille organisaatioille vastaus on lähes kaikki. 3. Perusta itsenäinen varmuuskopio ennen seuraavaa lisenssimuutostasi , ei sen jälkeen. 4. Sisällytä lähtevä henkilöstö. Varmuuskopioi heidän postilaatikkonsa ja OneDrivensa ennen lisenssin poistamista. 5. Testaa palautusta neljännesvuosittain , jotta tiedät sen toimivan, kun sitä tarvitset.
Hyväntekeväisyysjärjestöillä on erityisiä velvollisuuksia lahjoittaja , edunsaaja ja suojelutietojen suhteen. Hyväntekeväisyysjärjestöjen varmuuskopiointisivumme käsittelee niitä tarkemmin.
Voiko Microsoft palauttaa virheellisesti poistetut tiedot? Ei aina. Tässä tapauksessa Microsoft ilmoitti, että sen palautusyritykset olivat epäonnistuneet. Natiivipalautus riippuu Microsoftin omista järjestelmistä, joten se ei voi suojata sinua virheiltä näiden järjestelmien sisällä.
Sisältääkö Microsoft 365 varmuuskopioinnin? Microsoft 365 sisältää säilytys ja roskakoritoiminnot, mutta ei itsenäistä varmuuskopiota, joka olisi palvelun ulkopuolella. Katso lisätietoja pilvivarmuuskopioinnin UKK:stamme.
Mitä tiedoilleni tapahtuu, kun Microsoft 365 tilaus päättyy? Microsoft säilyttää tietoja normaalisti rajoitetun armoajan ja poistaa ne sitten pysyvästi. Kuten tämä tapaus osoittaa, tähän aikaväliin ei pidä luottaa joka tapauksessa.
Onko liian myöhäistä, jos tilaukseni on jo muuttunut? Jos tietosi ovat edelleen tenantissasi, ei. Aloita varmuuskopiointi nyt, jotta sinulla on itsenäinen kopio tästä päivästä alkaen.
Älä anna lisenssimuutoksen päättää, mitä organisaatiosi säilyttää. Aloita ilmainen 14 päivän Loop Backup kokeilu ja saat itsenäisen, muuttumattoman kopion Microsoft 365 tiedoistasi muutamassa minuutissa.