Kamppailetko ymmärtääksesi Microsoft Teamsin säilytyskäytäntöjen ja oikeudellisten säilytysmääräysten eroja? Tämä opas selventää kunkin toiminnon tarkoitusta, käyttökohteita ja sitä, miten oma varmuuskopiointiratkaisu...
Microsoft Teamsista on tullut nykyaikaisten yritysten digitaalinen selkäranka viestinnässä ja yhteistyössä. Miljoonien viestien, tiedostojen ja kokoustallenteiden syntyessä päivittäin nousee esiin kriittinen kysymys: miten kaikkea tätä dataa hallitaan ja suojataan? Monet organisaatiot uskovat, että Microsoftin sisäänrakennetut työkalut, erityisesti säilytyskäytännöt ja oikeudelliset säilytysmääräykset, ovat riittäviä. Tämä yleinen harhakäsitys voi kuitenkin johtaa merkittäviin vaatimustenmukaisuusaukkoihin ja tietojen menetyksen riskeihin.
Eron ymmärtäminen Teamsin säilytyskäytäntöjen ja Teamsin oikeudellisten säilytysmääräysten välillä on ratkaisevan tärkeää jokaiselle Microsoft 365 ekosysteemissä toimivalle yritykselle. Vaikka ne kuulostavat samankaltaisilta, ne palvelevat hyvin erilaisia tarkoituksia. Säilytyskäytäntö on ennakoiva, "aina päällä" sääntö, joka on suunniteltu hallitsemaan datan elinkaarta, kun taas oikeudellinen säilytysmääräys on reaktiivinen toimenpide, jota käytetään datan säilyttämiseen oikeudellisia tai tutkinnallisia tarkoituksia varten. Niiden sekoittaminen voi johtaa joko pakollisen datan poistamiseen tai tarpeettoman datan säilyttämiseen, mikä luo omat riskinsä ja kustannuksensa.
Tämä artikkeli selventää hämmennystä. Tarkastelemme Teamsin säilytyskäytäntöjen ja oikeudellisten säilytysmääräysten erityisiä toimintoja, hahmottelemme skenaariot, joissa kumpikin on sopiva, ja selitämme, miksi kumpikaan ei korvaa kattavaa SaaS pilvivarmuuskopiointistrategiaa. Asianmukainen tiedonhallinta edellyttää monikerroksista lähestymistapaa, ja natiivien työkalujen rajojen tunteminen on ensimmäinen askel sen saavuttamiseksi.
Teamsin säilytyskäytäntö on joukko sääntöjä, jotka määrität Microsoft Purview vaatimustenmukaisuusportaalissa organisaatiosi datan hallitsemiseksi. Nämä käytännöt vastaavat kysymykseen: "Kuinka kauan meidän tulisi säilyttää datamme?" Voit asettaa käytäntöjä säilyttämään dataa tietyn ajan, esimerkiksi seitsemän vuotta, alan määräysten noudattamiseksi. Toisaalta voit myös asettaa käytäntöjä poistamaan dataa automaattisesti tietyn ajan kuluttua minimoidaksesi datan jalanjäljen ja vähentääksesi riskejä.
Nämä käytännöt toimivat taustalla koko Microsoft 365 ympäristössäsi. Teamsin osalta tämä sisältää chat viestit, kanavakeskustelut ja näissä keskusteluissa jaetut tiedostot. Säilytyskäytännön ensisijainen tavoite on varmistaa, että organisaatiosi täyttää järjestelmällisesti tiedonhallinta ja vaatimustenmukaisuusvaatimuksensa. Esimerkiksi finanssialan yrityksen on ehkä säilytettävä kaikki viestintä tietyn vuosimäärän ajan, mihin säilytyskäytännöt on suunniteltu. Tämä on yleinen vaatimus yrityksille, jotka tarvitsevat pilvivarmuuskopiointia finanssineuvojille.
Säilytyskäytäntöjen osalta on tärkeää muistaa niiden automatisoitu ja laaja luonne. Ne koskevat kaikkea sisältöä, joka täyttää käytännön kriteerit, eivät vain tiettyjä käyttäjiä tai aiheita. Tämä ennakoiva lähestymistapa auttaa hallitsemaan datan elinkaarta luomisesta hävittämiseen. Sitä ei kuitenkaan ole suunniteltu hienorakeiseen, tapauskohtaiseen säilytykseen, eikä se suojaa vahingossa tai tahallisesti tapahtuvilta poistoilta, jotka tapahtuvat ennen säilytysajan päättymistä, mikä on kriittinen aukko, jonka monet yritykset jättävät huomiotta.
Kun luot Teamsille säilytyskäytännön, se toimii yksinkertaisen periaatteen mukaisesti: säilytä ja poista, säilytä vain tai poista vain. "Säilytä ja poista" käytännössä sisältö säilytetään määritetyn ajan ja poistetaan sitten pysyvästi. Tämä prosessi tapahtuu kulissien takana turvallisessa paikassa, näkymättömästi loppukäyttäjälle, varmistaen, että data säilyy, vaikka käyttäjä poistaisi viestin Teams käyttöliittymästään.
Tämä säilytys tapahtuu Microsoftin "Preservation Hold" kirjastossa tiedostojen osalta tai piilotetussa kansiossa käyttäjän postilaatikossa chat viestien osalta. Se varmistaa, että data pysyy löydettävissä vaatimustenmukaisuustarkoituksiin, mitä ominaisuutta usein kutsutaan chat vaatimustenmukaisuudeksi . Kun säilytysaika umpeutuu, data poistetaan pysyvästi näistä piilotetuista sijainneista. Tämä automatisoitu poisto on kaksiteräinen miekka: vaikka se auttaa datan minimoinnissa, se ei tarjoa mitään mahdollisuutta palautukseen, jos dataa tarvitaan myöhemmin syystä, jota käytäntö ei kata.
On tärkeää ymmärtää, että säilytyskäytännöt eivät ole varmuuskopioita. Ne eivät luo erillistä, itsenäistä kopiota datastasi, jota voit helposti palauttaa. Jos tiedosto vioittuu tai sitä muutetaan tahallisesti, säilytyskäytäntö säilyttää vioittuneen version. Se ei anna sinun palata edelliseen, puhtaaseen versioon. Tämä rajoitus korostaa todellisen varmuuskopiointiratkaisun tarvetta, joka tarjoaa pisteeseen sidotun palautuksen.
Teamsin oikeudellinen säilytysmääräys (jota usein hallitaan osana laajempaa eDiscovery tapausta Microsoft Purview'ssa) on tarkempi ja reaktiivisempi työkalu. Sen ainoa tarkoitus on säilyttää kaikki tiettyyn aiheeseen, käyttäjään tai tapahtumaan liittyvä data, tyypillisesti oikeudenkäynnin, tarkastuksen tai sisäisen tutkinnan ennakoinnissa. Toisin kuin säilytyskäytäntö, oikeudellinen säilytysmääräys ei koske ennalta määriteltyä elinkaarta; se koskee datan jäädyttämistä paikalleen toistaiseksi, kunnes säilytysmääräys vapautetaan.
Kun käyttäjä tai Teams asetetaan oikeudelliseen säilytykseen, kaikki heidän sisältönsä, mukaan lukien viestit ja tiedostot, säilytetään. Mitään ei poisteta pysyvästi, vaikka käyttäjä yrittäisi poistaa sen tai säilytyskäytäntö olisi asetettu tekemään niin. Oikeudellinen säilytysmääräys ohittaa aina säilytyskäytännön. Esimerkiksi, jos säilytyskäytäntö on asetettu poistamaan chatit yhden vuoden kuluttua, mutta käyttäjä on oikeudellisessa säilytyksessä, hänen chattinsa säilytetään niin kauan kuin säilytysmääräys on aktiivinen. Tämä on välttämätöntä lakiosastoille, kuten lakitoimistojen pilvivarmuuskopioinnissa, jotka haluavat varmistaa, ettei mitään mahdollisesti merkityksellistä todistusaineistoa katoa.
Purview säilytysmääräysten aktivointi on harkittu toimenpide, joka liittyy tiettyyn tapaukseen. Määrität säilytyksen laajuuden, joka voi sisältää tietyt postilaatikot, SharePoint sivustot tai tutkintaan liittyvät Teams kanavat. Tämä kohdennettu säilytys on elintärkeää Teamsin eDiscoverylle , koska sen avulla lakitiimit voivat etsiä ja viedä juuri tarvitsemansa datan ilman, että heidän tarvitsee seuloa läpi vuoria irrelevanttia tietoa. Dataa säilytetään hiljaisesti, ja käyttäjä ei yleensä tiedä, että säilytysmääräys on voimassa.
Oikeudellisia säilytysmääräyksiä käytetään vastauksena tiettyyn laukaisevaan tapahtumaan. Yleisiä skenaarioita ovat ilmoituksen saaminen oikeudenkäynnistä, lähestyvästä hallituksen tutkinnasta tai sisäisen tutkinnan aloittamisesta työntekijän väärinkäytöksistä. Heti kun on kohtuullinen syy ennakoida oikeudenkäyntiä, on laillinen velvollisuus säilyttää asiaankuuluvat tiedot, ja datan haltijoiden asettaminen oikeudelliseen säilytykseen on ensisijainen tapa täyttää tämä velvollisuus.
Kuvittele tilanne, jossa työntekijän kanssa syntyy HR kiista. Lakiosasto asettaisi välittömästi kyseisen työntekijän Microsoft 365 tilin, mukaan lukien hänen Teams toimintansa, oikeudelliseen säilytykseen. Tämä varmistaa, että kaikki hänen osallistumansa chatit, tiedostot tai muu viestintä säilytetään, vaikka työntekijä yrittäisi peitellä jälkiään poistamalla tietoja. Säilytys pysyy aktiivisena, kunnes oikeudellinen asia on täysin ratkaistu, mikä voi kestää kuukausia tai jopa vuosia.
Oikeudellisiin säilytysmääräyksiin luottaminen tietosuojassa on kuitenkin virhe. Niitä ei ole suunniteltu katastrofipalautukseen. Säilytetty data ei ole helposti saatavilla tai palautettavissa alkuperäiseen sijaintiinsa käyttökelpoisessa muodossa. Datan vienti eDiscovery tapauksesta voi olla monimutkaista ja aikaa vievää, eikä se varmasti auta sinua toipumaan nopeasti kiristysohjelmahyökkäyksestä tai suuresta datan poistotapahtumasta. Oikeudellinen säilytysmääräys säilyttää dataa tutkintaa varten; varmuuskopio säilyttää dataa operatiivista palautusta varten.
Vaikka molemmat työkalut hallitsevat dataa Teamsissa, niiden tarkoitus, laajuus ja toiminta ovat pohjimmiltaan erilaisia. Säilytyskäytäntö on ennakoiva, laaja, automatisoitu järjestelmä elinkaaren hallintaan. Sitä vastoin oikeudellinen säilytysmääräys on reaktiivinen, spesifinen, manuaalinen prosessi toistaiseksi voimassa olevaan säilytykseen, joka liittyy oikeudelliseen tapaukseen.
Ajattele sitä näin: säilytyskäytännöt ovat kuin kaupungin jätehuoltoaikataulu, joka kerää ja hävittää roskat säännöllisesti pitääkseen asiat puhtaina. Oikeudellinen säilytysmääräys sen sijaan on kuin poliisi, joka eristää rikospaikan. Kaikki keltaisen nauhan sisällä on jäädytettyä, eikä sitä voida koskettaa tai poistaa ennen kuin tutkinta on valmis, riippumatta siivousaikatauluista.
Toinen kriittinen ero on käyttäjän näkyvyydessä ja datan palautuksessa. Molemmat järjestelmät tallentavat dataa tavalla, joka ei ole helposti saatavilla loppukäyttäjille tai edes useimmille järjestelmänvalvojille. Tämä on tarkoituksellista vaatimustenmukaisuuden ja oikeudellisen eheyden vuoksi. Se tarkoittaa kuitenkin sitä, että jos sinun on palautettava poistettu kanava tai palautettava joukko tiedostoja käyttäjälle, kumpikaan, säilytyskäytäntö tai oikeudellinen säilytysmääräys, ei tarjoa yksinkertaista "palauta" painiketta. Ne ovat säilytystyökaluja, eivät palautustyökaluja. Sitä varten tarvitset erillisen Teams varmuuskopiointiratkaisun.
Tämä tuo meidät tärkeimpään kohtaan: Teamsin säilytyskäytännöt tai oikeudelliset säilytysmääräykset eivät ole varmuuskopioita. Ne ovat vaatimustenmukaisuus ja oikeudellisia työkaluja, jotka on rakennettu Microsoft 365:een, mutta ne eivät tarjoa todellisen varmuuskopiointipalvelun kriittisintä toimintoa, joka on datan nopea ja helppo palauttaminen alkuperäiseen tilaansa. Pelkästään Microsoftin natiivityökaluihin luottaminen altistaa organisaatiosi merkittäville operatiivisille riskeille.
Ajattele skenaariota, jossa järjestelmänvalvoja poistaa vahingossa Teamsin. Säilytyskäytäntö säilyttää taustalla olevan sisällön jonkin aikaa, mutta se ei auta sinua palauttamaan itse Teamsia sen rakenteen, kanavien, oikeuksien ja keskustelujen kera. Tai kuvittele kiristysohjelmahyökkäys, joka salaa kaikki tiedostot SharePoint sivustoillasi. Säilytyskäytäntö säilyttää tunnollisesti salatut, hyödyttömät tiedostot. Todellinen varmuuskopiointiratkaisu Loop Backupin kaltaiselta palveluntarjoajalta sen sijaan antaisi sinun suorittaa pisteeseen sidotun palautuksen hetkeen ennen hyökkäystä, palauttaen puhtaan datasi ja saaden yrityksesi takaisin verkkoon nopeasti.
Lisäksi kolmannen osapuolen varmuuskopiointiratkaisut tarjoavat itsenäisen, ilman välikäsiä olevan kopion datastasi, joka on tallennettu Microsoftin ekosysteemin ulkopuolelle. Tämä on paras suojasi laaja alaisia katkoksia tai järjestelmällisiä ongelmia vastaan, kuten haitallisen toimijan saama järjestelmänvalvojan pääsy ja kaiken, myös vaatimustenmukaisuuskäytäntöjen, poistaminen. Loop Backup luo turvallisen, erillisen kopion kriittisistä Microsoft 365 tiedoistasi, mukaan lukien Teams, SharePoint, OneDrive ja Exchange, varmistaen, että sinulla on aina polku palautukseen.
Jotta voit todella suojata ja hallita Microsoft Teams dataasi, tarvitset kattavan strategian, joka käyttää säilytyskäytäntöjä, oikeudellisia säilytysmääräyksiä ja kolmannen osapuolen varmuuskopiointiratkaisua niiden tarkoituksen mukaisesti. Käytä säilytyskäytäntöjä automatisoituun datan elinkaaren hallintaan ja vaatimustenmukaisuuteen. Käytä oikeudellisia säilytysmääräyksiä reaktiivisesti datan säilyttämiseen tietyissä oikeudellisissa tai tutkinnallisissa asioissa. Ja mikä tärkeintä, toteuta vankka, itsenäinen varmuuskopiointiratkaisu datan menetyksen estämiseksi ja liiketoiminnan jatkuvuuden varmistamiseksi.
Näiden työkalujen sekoittaminen tai olettaminen, että yksi voi hoitaa toisen työn, on uhkapeli arvokkaimman omaisuutesi, datasi, kanssa. Ymmärtämällä niiden erilliset roolit voit rakentaa joustavan tiedonhallinta ja suojauskehyksen, joka turvaa organisaatiosi kaikilta suunnilta.
Oletko valmis korjaamaan kriittisen aukon Microsoft 365 tietosuojastrategiassasi? Ota selvää, miten Loop Backup tarjoaa todellisen palautuksen ja mielenrauhan Teamsille, SharePointille ja koko M365 ympäristöllesi. Datasi on liian arvokasta jätettäväksi sattuman varaan.